毎日仕事でミスをしてしまう⋯
そんな悩みを解決します。
前提として「ミスを完全になくすこと」はできません。
なぜなら人間の脳はミスをするからです。
大切なのはそれを認識した上で、どのように対策をしていくかということです。
実際にやっていることや、本で勉強したことを中心に紹介していきます
ワーキングメモリを管理しよう
仕事でミスを減らすためには脳のワーキングメモリを管理する必要があります。
ワーキングメモリとは
ワーキングメモリは記憶の保持と処理をする能力のことです。
ワーキングメモリは作業するときに使われています。
集中できなくなるとミスが起きる
ワーキングメモリの処理能力を超えてしまうと、様々なことが起こります。
①注意が散漫になり集中できない
ワーキングメモリがいっぱいいっぱいになってしまうと、注意が散漫になりミスの原因となります。
例えば
- 料理をしているときに誰かに話しかけられて焦がしてしまった
- スマホの通知で仕事に集中できなくなった
- 読書に夢中で電車を乗り過ごしてしまった
何かを同時にするのはミスの元ですね
②人間の脳はそこまで賢くない
人間の脳は記憶することにかけては万能ではありません。
脳の仕組みを理解すると、上手に記憶することはできます。
一説によると、将棋士と一般人の記憶力には大きな差はありません。
なぜ彼らがあそこまで記憶できるかというと、脳の仕組みを正しく理解して活用しているからです。
記憶するためには正しく脳の記憶方法を理解し、活用する必要があります。
③ワーキングメモリの弱さについて
ここで、実際にワーキングメモリの記憶力の強さのテストをしてみましょう。
以下の7桁の数字を覚えてください。
5839241
覚えましたでしょうか？
では、その数字を覚えたまま次の問題です。
356×3＝？
この計算式を暗算で解いたあとに、先ほどの7桁の数字を思い出してください。
7桁の数字を思い出せなくなっているのではないでしょうか？
このようにワーキングメモリは負荷がかかりすぎると忘れてしまいます
よくある失敗パターン
実際の職場では、いくつもの仕事を同時に進めていくことが多いです。
その際にワーキングメモリがいっぱいになってしまい、ミスに繋がります。
- メールの返信を忘れていた
- 会議の時間を忘れていた
- うっかりミスをしてしまった
ワーキングメモリがいっぱいになって失敗するパターンです。
失敗をしない具体的なやりかた
先ほど「脳の仕組みを正しく理解する必要がある」といいました。
それをふまえて実際に使えるテクニックを紹介します。
ここで共通していえることは「ワーキングメモリの負荷を軽くすること」です。
覚えておかなければならないことを外部で記録することで脳の負荷を軽くします。
ワーキングメモリの負荷を軽くすることを意識してください
①付箋に書き出す
付箋やメモに書き出すことで脳（ワーキングメモリ）の負担を減らすことができます。
- 今日やることリスト
- 上司・先輩からの連絡
- 電話・メールの返信
すぐに紙に書き出すことで覚える量が減り、脳のワーキングメモリの負荷を減らすことができます。
ポストイットは書いたり捨てたりするのが簡単です
②機械の力を使う
パソコンやスマホは人間の脳よりも記憶することが得意です。
スケジュールはすべてパソコンやスマホで管理しましょう。
- スケジュールは一つのアプリに統一
- PCとスマホが連動していれば便利
- 通知機能をつかう
予定30分前に通知などがあれば忘れませんね
③ミスをしない仕組みをつくる
一番重要なのはミスをしない仕組みを作ることです。
ここでいう仕組みとは、ひとつの業務を処理する手順です。
ミスが発生してしまった場合、「そのミスを防ぐにはどうすればいいか？」というのを考えて手順に追加しましょう。
大切なことはミスを正当化するのではなく「なぜミスが発生してしまったのか」と作業の計画を直すことです。
そしてその対策をとりましょう。
その繰り返しでミスは減ります。
「頑張る」のではなく、冷静に手順を変更しましょう
まとめ
ワーキングメモリの負荷を下げることを意識してみましょう。
ミスをしない仕組み化も、ルーチーンにすることでワーキングメモリの負荷を下げることができます。
人間はミスをするものです。
ミスをする前提で行動することで、リカバリーができミスに対するアンテナも高くなります。
一つずつミスの原因をなくすようにする習慣が大切
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「ミスを絶対になくさないといけない」という気持ちから「なるほど、そもそもミスを完全になくすことは難しいことなんだ」と前向きな気持ちになり、結果としてミスが減ることになるでしょう。
「ミスをしない人」というだけで評価は上がります。
ミスをしてしまうという前提で、ミスを減らす工夫をして仕事を楽しんでいきましょう。
何か一つでもお役に立てれば嬉しいです
読んでくださってありがとうございました！
